LA INGENIERÍA DE PROCESOS FRENTE A LA FUERZA BRUTA

Nos encontramos en una de las etapas más interesantes en cuanto al uso de la tecnología. Estamos en pleno auge de innovaciones y cambios profundos que están transformando por completo la sociedad, las personas, los negocios y las empresas. El acceso a la tecnología me lleva a reflexionar sobre qué hace diferente y más o menos competitiva a una empresa frente a otra y si el uso de la tecnología “por fuerza bruta” garantiza el éxito. A estas reflexiones intento dar respuesta en este artículo.

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GUSTAVO DÍAZ BENAVENTE
Responsable Oficina Técnica Mobius Group

Nunca antes habían existido tantas herramientas y soluciones de IT tan poderosas. Se ha mejorado enormemente la accesibilidad gracias a los nuevos modelos de SaaS (Software as a Service) y a la sencillez de uso en general, lo que ha conseguido que prácticamente cualquier organización, y dentro de ella, cualquier departamento, pueda tener al alcance de su mano herramientas muy poderosas. El último gran estandarte de esto es la Inteligencia Artificial.

Automatizaciones mediante robots (RPA), Inteligencias Artificiales Generativas con modelos de lenguaje que evolucionan cada semana, ERP poderosos, computación en la nube sin límite de potencia, almacenamiento prácticamente infinito… En definitiva, un sueño dorado si echamos la vista unos pocos años atrás. Y todo ello con una curva de aprendizaje y accesibilidad cada vez menor.

Esto me lleva a dos reflexiones. Una de ellas es: si toda organización puede tener a su disposición estas herramientas, ¿qué nos hace diferentes y competitivos frente a las demás? Mi segunda reflexión es si el uso “sin cabeza” y por “fuerza bruta” de estas tecnologías garantiza el éxito por sí mismo.

Como responsable de la Oficina Técnica de Procesos en Mobius Group, tengo por delante el gran reto de aportar el máximo valor posible haciendo un uso inteligente, eficiente y ordenado de todos los recursos de la empresa, siendo los más importantes las personas y la tecnología. Hay que alinearlos de la mejor forma posible, haciendo que todo minuto que una persona pase en la empresa sea aportando valor añadido.

¿Sabías que una persona puede pasar, de media, un 30% de su tiempo simplemente buscando la información que necesita para trabajar? Además, esa misma persona dedica, en promedio, unas 19 horas a la semana a actividades sin "valor añadido". Aquí es donde entra en juego la gestión BPM (Business Process Management).

Congreso “Process Day”

La semana pasada asistí al congreso “Process Day”, donde nos reunimos empresas que usamos BPM y BPA en el ámbito internacional. Empresas tan importantes como INDRA, Bayer, MAPFRE y muchas otras compartieron sus grandes retos de crecimiento.

Todas explicaron cómo, sin procesos digitalizados, optimizados y cuantificados mediante “Process Mining”, el uso de la tecnología puede no dar el resultado esperado e incluso conseguir lo contrario: hacer que un proceso que no es óptimo por sí mismo (diseño “AS-IS”) tenga un resultado aún peor al aplicarle, por ejemplo, una automatización.

Adquirir el conocimiento de la empresa y hacer su diseño “AS-IS” (la forma en la que se ejecuta actualmente el trabajo) permite identificar los cuellos de botella mediante el análisis de actividades y variantes que están provocando demoras respecto al modelo objetivo. La optimización de las operativas junto a los requerimientos de negocio permite generar el diseño “TO-BE”, al cual se le realizan técnicas de “benchmarking” que permiten cuantificar la mejora aplicada. A partir de aquí, podemos usar la tecnología más adecuada para elevar el rendimiento al resultado esperado y posteriormente pasar al punto más complejo, en mi opinión: el reto de las personas.

Pero el trabajo no acaba con la implantación de los procesos. Ni mucho menos. Aquí es donde entra en juego el “Process Intelligence”, que permite, a partir de un análisis previo, evaluar los procesos en ejecución mediante una monitorización continua, para tomar decisiones basadas en datos de forma automática o asistida. De nuevo, la Inteligencia Artificial aparece, y mediante modelos de “Machine Learning” se pueden incluso predecir escenarios futuros con correcciones proactivas. Es una fórmula para garantizar una escalabilidad y adaptabilidad a nuevas oportunidades de mercado y negocio sin precedentes.

La mejor versión de cada persona en la empresa

No quiero acabar este artículo sin destacar el que es, para mí, el reto más importante en la implantación de nuevos procesos en una organización tan grande como Mobius Group. Los procesos son la cabeza y la tecnología el motor, pero al final, quienes los ejecutan son personas.

La labor de concienciar, educar y sacar lo mejor de cada persona es el trabajo más edificante. Cuando se transforma la resistencia al cambio (en muchas ocasiones por temor o desconocimiento) en un valor añadido para esa persona, conseguimos que sea más feliz en su trabajo y con más posibilidades de proyección, sacando lo mejor de cada una de ellas. Esto, a su vez, hace que los procesos se ejecuten de manera más eficiente. Todo un “WIN-WIN”.

Para terminar, respondo a la pregunta que me hice al principio: ¿Qué nos hace diferentes de los demás si todos podemos tener la misma tecnología a nuestro alcance? Algo que siempre he dicho: el uso responsable e inteligente de los recursos que tenemos. La ingeniería de procesos frente a la fuerza bruta. Y tener la posibilidad de ser el garante de este cambio es uno de los mayores regalos profesionales que he tenido. Muchas gracias, Mobius Group.